La digitalizzazione delle cartelle degli operatori di Coop Alleanza 3.0

Dalla spuntatura alla scansione fino alla ripuntatura

Coop Alleanza 3.0 è una catena di Centri Commerciali presente nell’Italia intera. Tra i progetti sociali che la Cooperativa ha in conto e che vengono sovvenzionati dall’1% dei Soci, spiccano: “Gold for kids” della Fondazione Umberto Veronesi per la ricerca sui tumori di bambini e adolescenti; il progetto della Fondazione Policlinico Sant’Orsola ossia l’acquisto di uno strumento innovativo per far crescere il numero di trapianti cardiaci e infine l’aiuto alle persone più deboli durante l’emergenza Coronavirus, come gli anziani e le persone con problemi di salute. Quest’ultimo consiste nella consegna gratuita della spesa al domicilio della persona.

Il lavoro di digitalizzazione dei documenti contenuti nelle cartelline che Virtual Coop ha eseguito riguarda qualsiasi comunicazione al dipendente, all’operatore, al responsabile e così via. Dai macellai ai cassieri, dai magazzinieri ai panettieri, i dati concernono ogni singolo atto scritto nei loro confronti. Ma ora parliamo del lato pratico.

Un anno esatto di lavoro per digitalizzare 14.000 cartelline, attività che ha impegnato 13 persone di cui un responsabile e dodici operatori. La scansione del contenuto delle carpette riguardanti i dipendenti di Coop Alleanza 3.0 è stata eseguita per le località di Villanova di Castenaso, Ravenna, Modena, Mirano e Reggio Emilia. Il committente conservava le cartelline di ogni operatore (impiegati, operai, ecc.) dentro a degli imballi, ossia scatole, che sono pervenute a Virtual Coop distribuite su alcuni bancali. In ogni scatola le carpette erano divise per ordine alfabetico, e ogni bancale conteneva i documenti provenienti da un luogo determinato.

Il lavoro è stato svolto in sei fasi:

• 1fase: le buste venivano ordinate per data (dalla più vecchia alla più recente);
• 2fase: veniva effettuata l’operazione di spuntatura dei documenti;
• 3fase: veniva praticata la scansione;
• 4fase: veniva fatto un controllo a campione confrontando la digitalizzazione del documento con il materiale cartaceo;
• 5fase: si eseguiva la ripuntatura di tutto il contenuto delle buste e si rimettevano le stesse nelle scatole in ordine alfabetico;
• 6fase: si effettuava la consegna della parte digitale (contenuta in alcuni hard-disk) e della parte cartacea.

Ogni carpetta contiene, oltre a documenti personali, il libretto di lavoro, i documenti sanitari e il contratto di lavoro. Esse hanno una consistenza diversa a seconda che i lavoratori siano stati assunti da maggiore o da minore tempo.

La fase della scansione procede nel seguente modo: si prende il nominativo e il codice fiscale di uno stipendiato e si crea un bar-code. Inserendo questi dati raccolti nello scanner si crea un documento PDF. Sul foglio di costituzione del barcode sono indicate anche tutte le fasi di lavorazione: per ogni operazione l’operatore appone una firma, di modo che quando si ricerca un nominativo nel faldone di riferimento si può vedere a quale stadio di lavorazione è la cartellina relativa a questo.

Silvia Saronne