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Dematerializzazione e Data Entry

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Dematerializzazione

Le attività di dematerializzazione e di data entry, sono i servizi che la Virtual Coop offre alle aziende, enti e cooperative dal primo anno di costituzione nel 1996.

Nel corso degli anni e col maturare dell’esperienza si sono raffinati le modalità operative e anche la clientela è aumentata sia in termini di numero, che di dimensione ed importanza.

Dematerializzazione

Dematerializzazione dei documenti

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Lavorazione artigianale

L’archiviazione digitale di un documento è il procedimento tecnico mediante il quale un originale cartaceo viene acquisito in formato digitale ed indicizzato secondo un protocollo concordato con il cliente.

I processi di elaborazione standard dell’elaborazione manuale per la preparazione della documentazione:

  • Preparazione di tutta la documentazione con apertura dei sottofascicoli e fogli piegati

  • Eliminazione di punti metallici, strisce adesive, cartelle o buste ecc.

  • Ordinamento della foliazione secondo il protocollo concordato

  • Suddivisione in blocchi

  • Scansione dei documenti

  • Utilizzo dello scanner professionale che risponde alle diverse modalità di elaborazione

  • Configurazione dell’apposito scanner: diversi formati e modalità (es: cartelle cliniche, cartelle dipendenti, faldoni, diapositive e negativi, fotografie, planimetrie, bollettini ecc.)

  • Eventuale correzione e calibratura dei documenti dematerializzati

  • Controllo della qualità dei documenti acquisiti

  • Indicizzazione e OCR secondo il protocollo concordato con il cliente

  • Eventuale sviluppo di un software per la gestione del materiale scansionato, o adattamento al software del cliente

Data entry

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Data Entry

L’esperienza maturata in questi anni, ha permesso alla cooperativa di sviluppare un pacchetto di servizi per il trattamento dei dati, la digitalizzazione dei documenti e la loro archiviazione con nostri applicativi DED (Data Entry Designer) e GAD (Gestione ed Archiviazione Documentale), software open source realizzati direttamente dalla Virtual Coop (www.progettodata.it).

Il processo standard della elaborazione dei dati può essere in questo modo sintetizzato:

  • Presa in carico dei documenti, cartacei o digitali, nelle nostre sedi o presso il cliente, anche in funzione della riservatezza dei dati e dei documenti da trattare;

  • Configurazione del software gestionale personalizzato o già proposto dal cliente;
  • Trascrizione dei metadati di classificazione, nei casi di dematerializzazione di documenti;

  • Data entry dei dati richiesti, individuabili in campi precisi o da rintracciare in testi estesi;

  • Verifica e correzione errori;

  • Conferimento dei dati e delle immagini al sistema del cliente o per la conservazione a norma.

Una particolare caratteristica distintiva del know how di Virtual Coop è la capacità di trascrivere e digitalizzare documenti scritti a mano.

Data Entry

Servizi aggiuntivi

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  • Offriamo la possibilità di creare un sito web personalizzato per la gestione dei documenti dematerializzati.

  • È possibile apporre la firma elettronica ed avviare i documenti alla conservazione sostitutiva, in partnership con Conservatori accreditati AgID e Studi di Consulenza che ne garantiscono la conformità alle normative in vigore.

  • Scansione e digitalizzazione dei documenti nella sede del cliente.

  • Servizio di facchinaggio per il ritiro e consegna della documentazione.

  • Servizio di classificazione di documenti già digitali utile a popolare i software di gestione documentale. Inoltre, realizza attività di normalizzazione e controllo dei dati contenuti in database nei casi in cui si renda necessaria ai fini di una integrazione con altri database.

Esperienza maturata

Ecco alcuni esempi di lavorazioni in corso o già effettuate:

I vantaggi della dematerializzazione dei documenti per le aziende e gli enti

  • Maggiore sicurezza

  • Protezione dei dati importanti
  • Ricerca immediata del documento necessario

  • Riduzione dei costi di spazio del cartaceo

Perché scegliere Virtual Coop ?

Perché scegliere la Virtual Coop
  • Più di 25 anni di esperienza nel settore.

  • Utilizziamo i sistemi informatici all’avanguardia.

  • Grazie al nostro cloud e al servizio di backup giornaliero, i tuoi dati saranno conservati sempre al sicuro.

  • Abbiamo ottimi prezzi sul mercato.
  • Qualità garantita.
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  • Servizio su misura per ogni cliente.

  • Il carattere sociale della cooperativa.

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