Dematerializzazione e Data Entry

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Dematerializzazione

Le attività di dematerializzazione e di data entry, sono i servizi che la Virtual Coop offre alle aziende, enti e cooperative dal primo anno di costituzione nel 1996.

Nel corso degli anni e col maturare dell’esperienza si sono raffinati le modalità operative e anche la clientela è aumentata sia in termini di numero, che di dimensione ed importanza.

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Dematerializzazione

Dematerializzazione dei documenti

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Lavorazione artigianale

L’archiviazione digitale di un documento è il procedimento tecnico mediante il quale un originale cartaceo viene acquisito in formato digitale ed indicizzato secondo un protocollo concordato con il cliente.

I processi di elaborazione standard dell’elaborazione manuale per la preparazione della documentazione:

  • Preparazione di tutta la documentazione con apertura dei sottofascicoli e fogli piegati

  • Eliminazione di punti metallici, strisce adesive, cartelle o buste ecc.

  • Ordinamento della foliazione secondo il protocollo concordato

  • Suddivisione in blocchi

  • Scansione dei documenti

  • Utilizzo dello scanner professionale che risponde alle diverse modalità di elaborazione

  • Configurazione dell’apposito scanner: diversi formati e modalità (es: cartelle cliniche, cartelle dipendenti, faldoni, diapositive e negativi, fotografie, planimetrie, bollettini ecc.)

  • Eventuale correzione e calibratura dei documenti dematerializzati

  • Controllo della qualità dei documenti acquisiti

  • Indicizzazione e OCR secondo il protocollo concordato con il cliente

  • Eventuale sviluppo di un software per la gestione del materiale scansionato, o adattamento al software del cliente

Data entry

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Data Entry

L’esperienza maturata in questi anni, ha permesso alla cooperativa di sviluppare un pacchetto di servizi per il trattamento dei dati, la digitalizzazione dei documenti e la loro archiviazione con nostri applicativi DED (Data Entry Designer) e GAD (Gestione ed Archiviazione Documentale), software open source realizzati direttamente dalla Virtual Coop (www.progettodata.it).

Il processo standard della elaborazione dei dati può essere in questo modo sintetizzato:

  • Presa in carico dei documenti, cartacei o digitali, nelle nostre sedi o presso il cliente, anche in funzione della riservatezza dei dati e dei documenti da trattare;

  • Configurazione del software gestionale personalizzato o già proposto dal cliente;

  • Trascrizione dei metadati di classificazione, nei casi di dematerializzazione di documenti;

  • Data entry dei dati richiesti, individuabili in campi precisi o da rintracciare in testi estesi;

  • Verifica e correzione errori;

  • Conferimento dei dati e delle immagini al sistema del cliente o per la conservazione a norma.

Una particolare caratteristica distintiva del know how di Virtual Coop è la capacità di trascrivere e digitalizzare documenti scritti a mano.

Data Entry

Servizi aggiuntivi

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  • Offriamo la possibilità di creare un sito web personalizzato per la gestione dei documenti dematerializzati.

  • È possibile apporre la firma elettronica ed avviare i documenti alla conservazione sostitutiva, in partnership con Conservatori accreditati AgID e Studi di Consulenza che ne garantiscono la conformità alle normative in vigore.

  • Scansione e digitalizzazione dei documenti nella sede del cliente.

  • Servizio di facchinaggio per il ritiro e consegna della documentazione.

  • Servizio di classificazione di documenti già digitali utile a popolare i software di gestione documentale. Inoltre, realizza attività di normalizzazione e controllo dei dati contenuti in database nei casi in cui si renda necessaria ai fini di una integrazione con altri database.

Esperienza maturata

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Ecco alcuni esempi di lavorazioni in corso o già effettuate:

Tper

Dematerializzazione e inserimento dati di schede di lavorazione scritte a mano con all’incirca 270.000 documenti all’anno.

UnipolSai

Digitalizzazione OCR per lo Storno Assegni, Progetto 2000, catalogazione polizze. Scansione classificazione delle scatole e dei documenti tramite barcode utilizzando il software del Cliente. Inoltre, effetuiamo l’inserimento dati relativi a documenti riferiti a sinistri su file scansionati da terzi.

Syndial (Gruppo Eni)

Scansione di 3.500.000 di facciate con l’utilizzo del OCR avanzato “full text”.

Gruppo Unipol

Gestione della posta inesitata con una media di 300.000 missive all’anno.

IBC (Istituto Beni Culturali)

Scansione e archiviazione digitale dei negativi, diapositive e delle fotografie.

Comune di Granarolo

Ritiro, scansione e imputazione documenti digitali.

Comune di Minerbio

Ritiro, scansione e imputazione documenti digitali.

Comune di San Giorgio

Ritiro, scansione e imputazione documenti digitali.

I vantaggi della dematerializzazione dei documenti

  • Maggiore sicurezza

  • Protezione dei dati importanti
  • Ricerca immediata del documento necessario

  • Riduzione dei costi di spazio del cartaceo

Perché scegliere Virtual Coop ?

Perché scegliere la Virtual Coop

  • Più di 25 anni di esperienza nel settore.

  • Utilizziamo i sistemi informatici all’avanguardia.

  • Grazie al nostro cloud e al servizio di backup giornaliero, i tuoi dati saranno conservati sempre al sicuro.

  • Abbiamo ottimi prezzi sul mercato.
  • Qualità garantita.
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  • Servizio su misura per ogni cliente.

  • Il carattere sociale della cooperativa.

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