Nata nello scorso millennio, la ditta utilizza sistemi avanzati, tra questi Arianna Web

L’azienda S.O.S Graphics ha rivolto la propria dedizione e la propria competenza ai processi produttivi. Si sono basati sull’evoluzione continua dell’informatica, eliminando nel tempo gli errori, ridotto il tempo di lavoro e contenuto i costi di produzione.

Da oltre 15 anni l’impresa dispone di servizi avanzati per la grafica, per l’impaginazione e per l’attuazione di campagne promozionali, utilizzando strumenti che permettono la gestione automatica dei dati nella realizzazione di volantini, cataloghi, brochure, inserzioni pubblicitarie su quotidiani e riviste, manifesti e locandine, materiali p.o.p. e nella coordinazione di Siti Web ed e-Commerce.

Tutto ciò è stato trasferito sul Web, separando i dati aggregati per poterli usare in un flusso di lavoro fluido: gli strumenti si conformano alle esigenze della clientela senza richiedere di cambiare le abitudini lavorative e la grafica di ciascuno.

“Arianna” è lo strumento che dirige il processo di lavoro, mescolando dati contenuti nel database dell’impresa con quelli che provengono dallo stesso dei clienti: a questo punto elabora i dati in modo singolo e li esporta in modo aggregato rispetto al tipo di media utilizzato. Arianna Web è una prestazione d’opera che viene elargita a tutto il sistema della grande distribuzione (come ipermercati, supermercati e discount) fino al piccolo punto vendita: tutto ciò con precisione e velocità. Arianna dirige il flusso dei dati verso i mezzi di impaginazione più tradizionali, ma attenzione: a questi sono stati aggiunti dei Plug-in studiati per l’azienda, al fine di rendere il flusso di lavoro fluido, preciso e con dati certi.

A partire da una tabella gestionale, che contiene i dati della promozione, il programma consente di visualizzare le relative foto, le descrizioni ed i prezzi. Si tratta di un programma che permette di modificare, completare e formattare i dati per le successive lavorazioni di grafica e per qualsiasi flusso di lavoro automatizzato. È uno strumento che può essere gestito da chiunque in completa autonomia.

La forza dell’azienda è l’avere raccolto centinaia di migliaia di dati utili alla comunicazione: essa dispone di oltre 100.000 immagini e centinaia di migliaia di descrizioni. È anche possibile sostituire l’ufficio comunicazione interno del cliente o semplicemente affiancarlo, mettendo a disposizione dati per un uso esclusivamente interno all’azienda.

Riguardo all’archivio foto, la S.O.S. Graphics conta su oltre 100.000 schede prodotto e 200.000 immagini prevalentemente di alimentari, continuamente verificate e aggiornate con i produttori. Trattasi del più vasto archivio di foto di prodotti freschissimi già scontornate e create dai loro fotografi o inviate dall’azienda produttrice, che si possono scaricare in pochi secondi. È un servizio di alta qualità e di precisione: in tutte le foto, inoltre, è riportata la data di verifica del packaging. I dati sono controllati con il produttore, come la descrizione del prodotto, le caratteristiche ed i codici EAN. Dal sito si possono scaricare fotografie sia in bassa che in alta definizione, con formato su richiesta che verrà consegnato sull’FTP dell’azienda.

Per quanto riguarda la stampa essa concerne tutti i formati, dai biglietti da visita al poster, al manifesto 6×3, a stampe di piccola e grande dimensione, sia in digitale sia in offset, con un tipo di carta per uso interno o esterno e anche su materiali plastici. Si confezionano anche pochissime copie. Spediscono in tutta Italia, comprese le isole. L’aggiornamento tecnologico continuo consente di gestire i dati variabili, i quali abbinati alla stampa digitale, permettono di creare tantissimi cartelli e manifesti differenti uno dall’altro. Per i piccoli punti vendita, è possibile personalizzare tutti i materiali p.o.p. anche nelle più piccole tirature.

Rispetto alla confezione e alla spedizione l’azienda ha dato vita a un sistema di ordini sul Web, che consente di personalizzare, per ogni singola realtà di vendita, la stampa del materiale, diverso per tipologia di cartelli e anche per contenuti.

Il materiale può essere consegnato al cliente, al CED o direttamente ai punti vendita.

Nell’opera che sta svolgendo la Virtual Coop per la S.O.S. Graphics, i tre operatori che lavorano dalle 4 alle 6 ore al giorno, elaborano le schede aziendali fornite dalla ditta committente attraverso un software di proprietà della S.O.S. Vi è inoltre all’interno di Virtual Coop una referente per i servizi tecnici e informatici, che mantiene un collegamento con l’azienda mandante. Gli operatori di Virtual Coop sono infine in contatto con una coordinatrice della S.O.S. Graphics che li assiste qualora emerga qualche dubbio. Gli esecutori hanno seguito un corso di formazione e dispongono di un manuale che stabilisce le regole di inserimento dei dati.

Essi aprono la scheda con l’immagine del prodotto e con la descrizione (se presente) di questo e devono estrapolare i dati per compilare il form con tutti i dati: a volte la presentazione non è indicata o è incompleta, gli operatori dovranno allora cercare le descrizioni del prodotto all’interno dell’immagine o segnalare alla ditta referente l’incompletezza del modulo da essa inviato. Nella descrizione dell’articolo vanno indicati gli allergenici, gli ingredienti, i valori nutrizionali, il peso, come conservare il prodotto, se è senza glutine o se è biologico e così via. Questi dati verranno poi utilizzati per creare volantini, brochure e altri prodotti promozionali. Nel complesso la Virtual Coop sta lavorando ad oltre 300.000 schede: ognuno si collega ad un computer diverso e si connette al computer degli esecutori della S.O.S. Graphics. Trattandosi di connessioni da reti Windows a sistemi Macintosh a volte sorgono problemi: ad esempio i Pdf è necessario ricopiarli a mano. La procedura è online, non si scarica nulla. In ogni caso con una combinazione di tasti si possono usare le stesse funzioni per entrambi i sistemi operativi.

Si tratta di una lavorazione molto delicata, è necessario capire bene le schede, dedurne i dati e trascrivere bene, con attenzione alla punteggiatura, precisione nella scrittura e chiarezza nel contenuto. Se non vi sono informazioni, si salta la scheda e lo si segnala alla ditta.

Ogni giorno bisogna controllare se vi sia una selezione di schede urgenti richieste da centri commerciali o dall’e-Commerce, in tal caso bisogna procedere alla compilazione di queste con diritto di precedenza.

Silvia Saronne