Un’attività di grande impegno per Virtual Coop

I formulari di identificazione per lo smaltimento dei rifiuti sono dei documenti di trasporto, in cui è indicato il mittente, il destinatario, il trasportatore e gli intermediari. Essi vengono emessi da diversi punti vendita di Coop Alleanza 3.0 di tutta Italia, che devono smaltire dell’immondizia.

I documenti, quando pervengono a Virtual Coop, sono formati da due pagine, la 1ª e la 4ª copia: mentre la prima è quella che la filiale di Coop riceve dall’autista che preleva il rifiuto, la quarta la riceve la sede legale di Coop entro 90 giorni dalla data di trasporto del formulario. Esse si distinguono in quanto nella 4ª copia è indicato il peso della merce quando giunge a destinazione, dato riportato nella parte finale del formulario. Quest’ultima distingue la 1ª e la 4ª copia non solo dall’indicazione del peso, ma anche dalla data di arrivo del materiale e dal timbro del destinatario. I moduli possono essere accoppiati (la 1ª e la 4ª copia insieme) o singoli.

Specifiche di lavorazione

Ogni documento ha un numero, ma è necessario controllare anche se combaciano la filiale, il destinatario e i trasportatori. Più precisamente, devono combaciare:

1. Il numero del formulario
2. Il punto vendita
3. Il destinatario
4. Il trasportatore
5. Il Codice Europeo dei Rifiuti che identifica il tipo di materiale
6. Gli intermediari
7. La data del trasporto
   (la data di emissione del modulo e la data di arrivo a destinazione della merce)
8. Le caratteristiche del rifiuto
9. Lo stato fisico (la consistenza)
10. Le caratteristiche di pericolo
11. La normativa ADR che regola il trasporto su strada di merci pericolose
    (se da applicarsi o meno).

Una volta individuate queste caratteristiche si dovrà effettuare la divisione dei documenti per anno, la divisione della prima e quarta copia e delle pagine accoppiate, la distinzione per regione, provincia, comune, filiale e data di trasporto (quest’ultima dalla più recente alla meno recente) e infine inserire il barcode corrispondente a una determinata filiale.

Dematerializzazione dei formulari

A questo punto si potrà effettuare la scansione: questa avviene con un’impostazione apposita dello scanner e con l’attivazione dell’app Kodak che contiene i badge necessari perché l’operazione riesca. Quando si scandisce il formulario si sceglie poi una cartella in cui si vuole salvare il materiale: per ogni formulario è necessario inserire il barcode (che contiene i dati dei punti vendita, la regione, la provincia e il comune), creando un documento singolo per ogni formulario.

Consegna finale

Utilizzando l’applicativo realizzato da Virtual Coop per Coop Alleanza, vengono caricati i documenti salvati, inserendo la cartella che contiene i PDF dei formulari con tutti i dati a elaborati. Viene effettuato un doppio inserimento (data entry finale) da parte di due persone diverse, a cui segue un controllo pre-consegna che viene eseguito da due operatori: uno al cartaceo e uno al computer. Durante questa operazione si sceglie un anno di riferimento e si stampa il foglio Excel del materiale, che è all’interno di un file-zip creato in automatico dal sistema. A questo punto avviene la consegna dei formulari che sono stati accoppiati o che sono pervenuti a Virtual Coop già abbinati, che si effettua ogni mercoledì presso la sede della Coop a Villanova di Castenaso.

Silvia Saronne