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Digitalizzazione degli archivi di edilizia privata

Digitalizzazione degli archivi di edilizia privata

Forse non tutti sanno cosa sia un archivio di edilizia privata dei vari comuni. Da vedere è un mucchio di faldoni polverosi, collocati in magazzini talora fatiscenti, che però contengono tutta la storia delle nostre abitazioni. Si tratta di documenti di fondamentale importanza, perché ogni volta che dobbiamo fare una modifica ad uno stabile dobbiamo chiamare un professionista (un geometra o un ingegnere civile), che faccia una ufficiale richiesta di accesso ai dati, che paghi una quota più o meno consistente (che varia da comune a comune) e dopo tot giorni, da un minimo di 20 fino a 60 o più giorni, per avere una copia cartacea della documentazione necessaria a fare il progetto di ristrutturazione.

Formulata la richiesta si attiva un funzionario del Comune interessato per andare nel nostro magazzino polveroso, immerso tra topi, serpenti e scarafaggi vari, quale moderno Indiana Jones alla ricerca del faldone perduto, per reperire la pratica richiesta. La quale, al tempo convenuto, viene consegnata all’interessato che, se in originale, deve farsene fare una copia da una copisteria convenzionata.

Digitalizzazione degli archivi di edilizia privata

I vantaggi della digitalizzazione

Insomma, si tratta di un gran traffico. Diversa storia sarebbe se questi archivi fossero dematerializzati ed inseriti in appositi database. Il nostro funzionario, bel bello, giacca e cravatta, afferrerebbe mouse e tastiera e in un attimo troverebbe, attraverso specifiche parole chiave, la pratica richiesta e la consegnerebbe al tecnico in questione su chiavetta USB o su una cartella condivisa sul Web. Addirittura, con un sistema appena più avanzato, il richiedente pagherebbe l’accesso agli atti on-line e si scaricherebbe direttamente i documenti cercati.

I documenti in questione sono di vario formato dai più piccoli, che generalmente sono in A4, normali fogli da stampante, fino all’A0 (84 × 118,9 cm), ma abbiamo fatto anche scansioni di planimetrie lunghe 15 metri, un tempo i disegnatori tecnici si sbizzarrivano così.

I recenti provvedimenti che prevedono la concessione di un bonus del 110% sotto forma di detrazioni fiscali per chi ristruttura casa per migliorare l’efficienza energetica degli immobili, stanno facendo aumentare in maniera esponenziale le richieste di accesso agli atti. Infatti, per progettare gli interventi di efficientamento degli stabili occorre partire dalle planimetrie esistenti, individuare gli impianti di cui sono dotati e ridisegnare ciò che si intende fare, per ristrutturare e raggiungere gli standard previsti dall’attuale normativa per avere diritto al finanziamento.

Cosa può fare Virtual Coop

La nostra Cooperativa è attrezzata e pronta per aiutare i comuni in questo tipo di intervento, già lo stiamo facendo per i comuni di Monterenzio, Minerbio, San Giorgio di piano e dell’Unione dei comuni Reno Galliera dell’area metropolitana di Bologna.

Questo tipo di dematerializzazione può essere fatta in almeno due modi:

  • on demand, che prevede la scansione dei soli documenti che vengono richiesti attraverso la procedura dell’accesso agli atti, che permette di diluire la lavorazione e i tempi di pagamento, ma comporta un prolungamento del processo di digitalizzazione;
  • oppure intervenire sull’intero archivio, che garantisce tempi più rapidi e conferimento massivo nel database dei comuni.

Ambedue le lavorazioni possono essere svolte presso gli uffici del committente o, meglio ancora, presso la nostra sede di produzione.
Per fare questo tipo di attività occorrono attrezzature adeguate, in particolare scanner a trascinamento per i grandi formati e scanner di produzione (120 fogli al minuto) per scansionare i documenti che vanno dall’A5 (14,8 × 21 cm) all’A3 (29,7 × 42 cm).

I vantaggi della digitalizzazione

Oltre alla scansione dei documenti viene svolta una specifica attività di metadatazione, i nostri operatori attraverso un’attività di data entry rendono possibile ritrovare i documenti inserendo per ogni pratica determinate parole chiave, quali il numero di protocollo e altri riferimenti che consentono di individuare la pratica. Una volta pronto il materiale digitale, scansioni e meta dati, viene inserito nel database dei software destinati a gestire la documentazione dell’edilizia privata in maniera ordinata e facilmente raggiungibile.

La dematerializzazione degli archivi di edilizia privata dei comuni è solo una delle tante frontiere che occorre raggiungere per una piena digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Non si tratta solo di un’opera di modernizzazione e semplificazione del lavoro per i dipendenti pubblici, ma garantisce innumerevoli vantaggi anche al cittadino che ha bisogno di risposte sempre più rapide e precise. Come già accennato nel caso degli archivi di edilizia privata, oggi come oggi occorrono in media 60 giorni per avere i documenti necessari, in un prossimo futuro basteranno pochi minuti per accedere al server del Comune, pagare con carta di credito l’accesso agli atti e scaricare tutto quello di cui si ha bisogno.

Virtual Coop è pronta, attrezzata e competente per rispondere ad ogni esigenza di dematerializzazione e metadatazione di ogni documento che da cartaceo deve diventare digitale.