Investire nella dematerializzazione dei documenti può portare a un notevole risparmio
per le aziende e le pubbliche amministrazioni.
Riduzione dei costi
Materiali di cancelleria: Consumabili come carta, penne, punti metallici, clip, francobolli, ecc.
Spazi e mobili per l’archiviazione: La gestione cartacea richiede spazi dedicati e mobili per archivi fisici.
Stampa: Toner, cartucce d’inchiostro e manutenzione delle stampanti.
Invio postale: Spese postali per spedire documenti cartacei.
Alta Produttività
Altri vantaggi
Maggior efficienza: La dematerializzazione consente un accesso più rapido e semplice ai documenti, migliorando la produttività e riducendo i tempi di lavorazione.
Minor rischio di errori: I processi digitali sono meno soggetti a errori manuali rispetto a quelli cartacei.
Maggiore sicurezza: I documenti digitali possono essere archiviati in modo sicuro e protetti da accessi non autorizzati.
Riduzione dell’impatto ambientale: La dematerializzazione contribuisce a ridurre il consumo di carta e il conseguente disboscamento, oltre a diminuire le emissioni di CO2 legate al trasporto e allo smaltimento dei rifiuti cartacei.
Come avviare la dematerializzazione
Valutare il flusso documentale: Identificare i tipi di documenti che vengono utilizzati e come vengono gestiti attualmente.
Scegliere un sistema di dematerializzazione: Esistono diverse soluzioni software e hardware per la dematerializzazione, con diverse funzionalità e costi.
Adottare processi digitali: Modificare i processi aziendali per utilizzare i documenti digitali al posto di quelli cartacei.
Investire nella dematerializzazione dei documenti è una scelta vantaggiosa sia dal punto di vista economico che ambientale.
Virtual Coop Cooperativa Sociale è il partner ideale per le aziende e le pubbliche amministrazioni
che desiderano intraprendere il percorso di dematerializzazione dei documenti.
Con oltre 25 anni di esperienza nel settore, Virtual Coop offre una vasta gamma di servizi per la gestione documentale digitale, tra cui:
Scansione e digitalizzazione di documenti cartacei: Virtual Coop dispone di tecnologie all’avanguardia per la scansione di documenti di ogni formato e tipologia, garantendo una conversione digitale fedele all’originale.
Indicizzazione e archiviazione digitale: I documenti digitalizzati vengono indicizzati e archiviati in modo sicuro e ordinato, consentendo un facile reperimento e consultazione.
Gestione del flusso documentale digitale: Virtual Coop aiuta le aziende a ottimizzare il flusso documentale digitale, definendo processi efficienti e automatizzati.
Conservazione a norma: I documenti digitali vengono conservati in conformità alle normative vigenti, garantendone l’autenticità, l’integrità e la fruibilità nel tempo.
Sviluppo di soluzioni personalizzate: Virtual Coop offre soluzioni personalizzate per la dematerializzazione, adattandosi alle specifiche esigenze di ogni cliente.
Perché scegliere Virtual Coop per la dematerializzazione
- Esperienza pluriennale: Virtual Coop vanta una comprovata esperienza nella dematerializzazione, avendo lavorato con numerosi clienti in diversi settori.
- Competenze specialistiche: Il personale di Virtual Coop è altamente qualificato e costantemente aggiornato sulle normative e sulle migliori pratiche in materia di gestione documentale digitale.
- Approccio personalizzato: Virtual Coop offre soluzioni personalizzate per la dematerializzazione, adattandosi alle specifiche esigenze di ogni cliente.
- Efficienza e affidabilità: Virtual Coop garantisce un servizio efficiente e affidabile, assicurando il rispetto delle tempistiche concordate.
- Impegno sociale: Virtual Coop è una cooperativa sociale onlus che impiega persone con disabilità, contribuendo così all’inserimento lavorativo e all’inclusione sociale.