Scansione documenti e Inserimento dati

L’attività di Scansione Documenti e Inserimento Dati viene effettuata dalla Virtual Coop fin dal primo anno di costituzione (1996).

L’esperienza maturata permette di offrire un pacchetto di servizi per il trattamento dei dati, la digitalizzazione dei documenti e la loro archiviazione con gli applicativi DED (Data Entry Designer) e GAD (Gestione ed Archiviazione Documentale), software open source realizzati direttamente dalla Virtual Coop (www.progettodata.it).

Il processo standard della scansione dei documenti e della elaborazione dei dati può essere in questo modo sintetizzato:

  • presa in carico dei documenti, nelle nostre sedi o presso il cliente, anche in funzione della riservatezza dei dati e dei documenti da trattare;
  • normalizzazione del cartaceo: rimozione di eventuali punti metallici e riordino degli originali;
  • scansione dei documenti;
  • inserimento nel software gestionale;
  • eventuale trascrizione dei metadati di classificazione;
  • verifica e correzione errori;
  • conferimento dei dati e delle immagini al sistema del cliente o per la conservazione a norma.

Se richiesto, durante la lavorazione è possibile apporre la firma elettronica ed avviare i documenti alla conservazione sostitutiva, in partnership con Conservatori accreditati AgID e Studi di Consulenza che ne garantiscono la conformità alle normative in vigore.

Ecco alcuni esempi di lavorazioni in corso o già effettuate:

  • digitalizzazione e trascrizione di schede di lavorazione scritte a mano per TPER (Trasporto Persone Emilia-Romagna), 270.000 documenti all’anno;
  • gestione della posta inesitata per Unipol Banca, 300.000 missive all’anno;
  • inserimento dati relativi a documenti riferiti a sinistri su file scansionati da terzi per UnipolSai;
  • scansione di 4 milioni di facciate con OCR avanzato per conto di Cyndial (Gruppo Eni);
  • scansione ed indicizzazione di faldoni di pratiche dell’edilizia privata del Comune di Granarolo dell’Emilia, 300 faldoni.

Una particolare caratteristica distintiva del know how di Virtual Coop è la capacità di trascrivere e digitalizzare documenti scritti a mano.

La Cooperativa offre anche un servizio di classificazione di documenti digitali utile a popolare i software di gestione documentale. Inoltre, realizza attività di normalizzazione e controllo dei dati contenuti in database nei casi in cui si renda necessaria ai fini di una integrazione con altri database.